Cómo crear un alcance técnico efectivo para la contratación de servicios

¿Estás a punto de contratar servicios técnicos para tu empresa? ¡No te lances sin un alcance técnico bien definido! Este documento crucial establece las bases para un proyecto exitoso y una colaboración fluida. Aquí te presento una guía paso a paso para crear uno:

1. Define tus objetivos
¿Qué quieres lograr? Sé específico sobre los resultados deseados.
¿Cuáles son tus necesidades técnicas? Identifica las habilidades, conocimientos y experiencia necesarios.
¿Qué problemas buscas resolver? Describe los desafíos que el proveedor debe abordar.

2. Describe el alcance del trabajo
¿Qué tareas se incluirán? Detalla cada actividad y entregable esperado.
¿Qué tareas se excluirán? Define claramente los límites del proyecto para evitar malentendidos.
¿Cuáles son los criterios de aceptación? Especifica cómo se medirá el éxito del proyecto.

3. Establece los requisitos técnicos
¿Qué estándares y normas deben cumplirse? Enumera las regulaciones y certificaciones pertinentes.
¿Qué herramientas y tecnologías se utilizarán? Menciona los equipos, software y plataformas necesarias.
¿Cuáles son los requisitos de calidad? Define los niveles de rendimiento y precisión esperados.

4. Define los plazos y entregables
¿Cuándo debe completarse el proyecto? Establece fechas límite realistas para cada fase.
¿Cuáles son los hitos clave? Identifica los puntos de control importantes para el seguimiento del progreso.
¿Cómo se realizará la entrega? Especifica el formato y los canales de comunicación.

5. Incluye información adicional relevante
Presupuesto: Si es posible, proporciona un rango de presupuesto estimado.
Criterios de selección: Describe cómo evaluarás a los proveedores.
Información de contacto: Facilita tus datos para que los proveedores puedan comunicarse contigo.

Consejos adicionales
Sé claro y conciso: Evita la jerga técnica innecesaria y utiliza un lenguaje sencillo.
Involucra a las partes interesadas: Obtén retroalimentación de tu equipo y otros departamentos relevantes.

Sé flexible: Permite cierto margen de adaptación a medida que evoluciona el proyecto.

Utiliza un formato profesional: Mantén una estructura organizada y fácil de leer.

Un alcance técnico bien elaborado te ayudará a
Atraer a los proveedores adecuados: Las empresas con las habilidades y experiencia necesarias.
Recibir propuestas precisas: Cotizaciones detalladas y adaptadas a tus necesidades.
Evitar sorpresas y sobrecostos: Un alcance claro previene malentendidos y cambios inesperados.
Garantizar el éxito del proyecto: Un punto de partida sólido para una colaboración fructífera.