“El rol del auditor: ¿evaluar o redactar procedimientos?

En toda empresa debe existir alguien que verifique que las cosas se hagan tal como la alta dirección lo ha definido, siguiendo las normas técnicas y los procedimientos aprobados. Pero aquí surge una pregunta clave: ¿Quién debe redactar los procedimientos cuando aparece una nueva necesidad?

En muchas organizaciones se asigna esa tarea al auditor, bajo la premisa de que “conoce cómo funciona cada área”. Sin embargo, esto lo convierte en DT y árbitro del mismo partido, algo que no solo es incoherente, sino también riesgoso para la objetividad del sistema.

La forma correcta es distinta:

• El responsable del proceso redacta el procedimiento usando el formato correspondiente, porque es quien realmente conoce la operación.

• El gestor de calidad valida que cumpla con el estándar documental de la empresa, asigna el código, ajusta gráficos, revisa los KPI propuestos y, una vez completo, recoge las firmas y lo coloca en el repositorio oficial.

¿Y entonces qué hace el auditor? Su rol es fundamental, pero distinto:

• En la auditoría estratégica, evalúa al gestor de calidad, revisa proyectos de mejora continua y el cuidado de los KPI.

• En la auditoría operativa, verifica que las áreas cumplan las normas, que los responsables de procesos supervisen a su gente y que los tableros de KPI se gestionen correctamente y en los tiempos previstos.

En pocas palabras: el auditor no escribe procedimientos, evalúa que lo definido se cumpla y que la organización avance hacia la mejora continua.

Cuando diferenciamos bien las funciones de responsable del proceso, gestor de calidad y auditor, logramos un sistema más ágil, más confiable y, sobre todo, útil para la empresa.

¿Tu empresa también gestiona la calidad en estas tres capas?