Poka-Yoke y la calidad de la información

En mi rol como auxiliar del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), me enfrenté a un desafío constante: los datos que el personal capturaba en Excel tenían errores frecuentes. Esto no solo afectaba la precisión de los indicadores, sino que me obligaba a invertir más tiempo del necesario corrigiendo esos errores.

Buscando una solución, recordé el concepto de Poka-Yoke, una técnica de Lean Manufacturing que significa "a prueba de errores". ¿Cómo podía aplicarlo a Excel para evitar estos descuidos humanos? Fue entonces cuando descubrí la herramienta de validación de datos. Esta función me permitió restringir los tipos de información que se podían ingresar, como números, fechas o texto, y además, mostrar un mensaje de advertencia cuando alguien intentaba ingresar datos incorrectos.

Pero había algo más que necesitaba hacer: estandarizar los datos. No podía hacerlo solo. Necesitaba trabajar en conjunto con el dueño de la base de datos para asegurarnos de que ambos estuviéramos alineados y entendiera la importancia de mantener los datos consistentes. Así que organicé una breve capacitación para el equipo, donde les enseñé cómo aplicar esta validación.

La implementación fue un cambio radical. Al automatizar las validaciones y alertas, los errores disminuyeron notablemente. Los datos eran mucho más precisos, lo que me permitió ahorrar horas de corrección y dedicar ese tiempo a análisis reales. Ya no tenía que preocuparme por si los números estaban correctos, ya que sabíamos que las reglas estaban bien definidas y no podían ser fácilmente quebrantadas.

Este simple cambio me enseñó una gran lección: en lugar de enfocarse solo en corregir errores, es más efectivo prevenirlos desde el principio. La validación de datos no solo mejoró la precisión, sino que también hizo el proceso mucho más eficiente y menos propenso a fallos.

Poka-Yoke en Excel no solo es una herramienta, es un cambio de mentalidad: hacer las cosas bien desde el inicio, para que los resultados hablen por sí mismos.