¿Su sistema de calidad es solo un montón de documentos con letra muerta?

Puede sonar duro, pero así es como muchos altos directivos en Ecuador perciben su sistema de gestión: un cúmulo de papeles diseñados únicamente para “pasar la auditoría”. Y para empeorar el panorama, algunos consultores se limitan a reciclar documentos con tal de cumplir el mes, dejando atrás lo más importante: el verdadero valor de un sistema de gestión.

Pero… ¿realmente debe ser así?
¿Dónde estamos fallando?

Un sistema de gestión no debería ser un archivo polvoriento, sino una herramienta viva que nos ayude a visualizar errores, ahorrar recursos y mejorar la experiencia de nuestros clientes.

Entonces, ¿qué debemos hacer?

1. Alinear objetivos con la estrategia de la empresa

Definir metas SMART basadas en la visión y misión. Los objetivos deben guiar la estrategia y marcar el rumbo, no ser solo frases enmarcadas en la pared.

2. Crear un comité de procesos

Reunir a los responsables al menos una vez al mes para analizar los resultados de los KPI, debatir hallazgos y proponer mejoras que puedan implementarse en el corto plazo.

3. Fortalecer el rol del Coordinador de procesos

Este perfil debe monitorear la calidad de la información ingresada, asegurar que los KPI reflejen la realidad y verificar que cada área cumpla con lo que establecen sus manuales y responsabilidades.

4. Ejecutar y dar seguimiento a las mejoras

Cada responsable debe llevar a la práctica los acuerdos del comité y los proyectos de mejora, monitorear el desempeño de su equipo y fomentar una cultura de propuestas que enriquezcan la siguiente reunión.

En este camino, la colaboración de todos es clave. Pero más importante aún es que la alta dirección “se enlode las botas” y lidere con el ejemplo, marcando con claridad la ruta hacia la excelencia.

Un sistema de gestión bien aplicado no es un gasto ni un requisito más: es un motor que impulsa la estrategia, detecta errores a tiempo y mejora la experiencia del cliente. El papel no transforma a las empresas; lo hacen las personas comprometidas con un rumbo claro.